- 突然の質問に答えられない人
- 話したいことがまとまらない人
- わかりやすく説明するのが苦手な人
上司や先輩から、オフィスや廊下のすれ違いざまに「あの件どうなった？」と急に聞かれて困ったことありますよね？
僕もありますし、逆に部下や後輩についつい言ってしまうことがあります。
あの言葉に詰まってしまった独特の空気感といったら、なんとも後味がわるく、なにも考えてないと思われるのも癪（しゃく）なので、よけいに焦ってしまいますよね（苦笑）
あとになって、上司は「ざっくり、全体像が知りたかったんだな」とか、先輩は「進捗を確認したかったんだな」などと気づくこともしばしば。
でも、しばらくするとすっかり忘れて、次に聞かれたときも同じようにアタフタしてませんか？
じつは、突然の質問に受け答えるには３つのテクニックがあるので紹介します。すぐに使えるテクニックでもありますので、ぜひ実践してみてください。
それでは解説していきます。
【その１】時系列を『キーワード』で伝える！
よかれと思ってでしょうが、ダラダラと時系列になぞって話しをする人はアウトです。
ポイントは「過去」「現在」「未来」のキーワードを伝えること。そうすることで、ムダな情報は省略できますし、時系列をハッキリ分けて伝えることができます。
ビジネスの『流れ』に沿って話せばいい
- 計画・・・過去
↓ - 実行・・・現在
↓ - 達成・・・未来
このように、「過去・現在・未来」を「計画・実行・達成」に置きかえ、それぞれのアクションを伝えるとコンパクトにまとまります。
いくつか例文を紹介します。
「過去」から話し出すパターン
先日の打ち合わせで、A社の見積もり次第という話になりましたが（過去）、昨日見積もりが送られてきまして予想より〇〇円安く発注できます（現在）。予定通り、来月には生産開始できそうです（未来）
※キーワード・・・見積もり、発注、生産開始
あのあと、じつは彼から辞めたい相談されました（過去）。しかし、決めかねているようでしたの２週間ほど猶予を与えています（現在）。あと３日ほどありますので後日報告します（未来）。
※キーワード・・・相談、猶予、報告
「現在」から話し出すパターン
なんとかオンスケで進めています（現在）。スケジュールでは納期まで３日ほどバッファがありますが（過去）、このぶんだと工数増やさないと間に合わないかもしれません（未来）。
※キーワード・・・オンスケ、バッファ、工数
今まさに返信待ちです（現在）。OKなら〇〇円の売上達成になりますし（未来）、NGならプランB（過去）で動くしかないですね（未来）。
※キーワード・・・返信待ち、売上達成、プランB
「未来」から話し出すパターン
予定通り納期まで完成しそうです（未来）。メンバーも作業になれてきて当初より生産性が〇％アップしています（現在）。いい人材集めましたね（過去）
※キーワード・・・納期（予定通り、完成）、生産性アップ、いい人材
クライアントと来週打ち合わせすることになりました（未来）が、先週から企画した子が休んでて（過去・現在）新しい担当を探しているとこです。いい子いないですか？（現在）
※キーワード・・・来週、企画の子、新しい担当
相手が何を知りたいことは？
相手が「過去（計画）・現在（実行）・未来（達成）」の中で、１番に知りたそうなことから話すと伝わりやすくなりますし、話の流れにも困りません。
上司や先輩とコミュニケーションがとれていれば空気感でわかりますが、そうではなければ「あの件とはどれですか？」と思い切って聞いてみましょう。
すると、「〇〇の件なんだけど、✕✕が気になってて、、、」と知りたいことを自分から話してくれます。
【その２】お願いは『４段階』で伝える！
話しの結論は１つにするのが定番ですが、「お願い」が複数あると１つに絞れないこともあります。
たとえば、つぎの文章を読んでみてください。
じつは〇〇という問題が発生してまして、担当者に聞いたところ✕✕が不足しているとのことで予算を上げていただきたいのと、△△の進捗が悪くて実際に現地で確認させてほしいのと、あと・・・
これじゃ、聞いてるほうはイライラしますよね（苦笑）コツは４段階にわけて伝えることです。
①相手に『心の準備』をさせる
本題の前に、「お願い」の数を伝えると「〇個お願いがあるんだな。どんな内容だろうか」と、相手は注意深こうとする心の準備ができます。
あなたも、「その件ですが、３つほどお願いがあります！」と相手に言われたら身構えますよね？
②客観的な『事実』を伝える
つぎに、事実だけを伝えます。あなたの主観が入り混じってしまうと、相手は判断に困ってしまいますので、できるだけ客観的に伝えます。
複数ある場合は、「現状、〇〇、✕✕、△△といった３つの問題が発生しています。」のようにします。（箇条書きを話すイメージ）
③自分の『解釈』で提案する
事実を話したあとに、あなたの解釈を「〇〇の原因は▲▲と考えられ、解決には◆◆が必要かと、、、」いったぐあいに伝えます。
コツは、詳しく話しすぎないことです。通りがかりのすれ違いざま、上司や先輩は「あの件」の全体のポイントがざっくり知りたいだけなのですから。
④改めて『お願い』する
プレゼンで「結論からはじめて結論で終わる」のと同じように、最後に改めてお願いしましょう。
「心の準備（お願い）」→「事実」→「解釈」→「お願い」の４段階を踏むことで、聞き手もストレスを感じることなく理解してくれます。
【その３】これが最強『メモ』で伝える！
刑事ドラマで、警察手帳のメモを読み上げるシーンを見たことがあると思いますが、メモは人から聞いたことを書き留めるだけでなく、自分が説明するときにも役立つ ツールです。
僕も社会人になりたての頃は、「胸ポケットにメモとペンは常に入れとけ！」と先輩に言われたものです。
当時は面倒だなと思っていましたが、「あの件どうなった？」と聞かれてすぐに答えられないとき、自分のメモにどれだけ助けられたか数え切れません（苦笑）
メモの基本は箇条書き。さらに、要点を箇条書きにするだけで忘れにくくなるメリットもありますし、そのまま見せて理解してもらうこともできます。
昇進する人ほどメモをとる
メモをとる習慣のある人ほど出世するという話があります。
「これどうしようか？」と話題にあがったものの、うやむやになることって結構ありますよね？（本当は良くないのでしょうが 苦笑）
ちょっとした問題、ちょっとした質問、ちょっとしたアイデア、、、。
メモをとる習慣のある人は、その場で状況を整理し、次につながるよう考え、活かすための行動がしやすい環境を自分で作っているわけです。
ちょっと脱線しましたが、メモは大事。
まとめ
意外とやってそうでやってない、そんなテクニックだったのではないかと思います。
客先との接待でも、社内のプレゼンでも、ちょっとした雑談でも応用できますので、意識してみると今後のキャリアにも活かせます。
おさらいすると、突然の質問されたときに答えるポイントは、
- 「過去」「現在」「未来」のキーワードを伝える
- 頼みごとは、「お願い」に始まり「お願い」に終わる
- つねにメモをとっていれば困らない
すぐ実践できますね。いい仕事していきましょう。
ー くらしと仕事をワンランク上に ー
以上、YAKUMO（@yakumostyle）でした。
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