- 同じことを聞かれてウンザリする人
- メモを取らない部下が気になる人
- 情報共有をスムーズにしたい人
何度も同じことを聞いてくる人に限って、メモをとってないと思いませんか？
こんな人はどこの会社にも必ずいて、「メモとってなかったの？」と聞いても「次から気をつけます！」とは言うものの、、、。
何度も何度も同じことを説明するのは、時間が奪われますし、なにより疲れる（爆） ですので、放っておきたくともそうはいきません。
そこで、僕が実践しみて効果を感じた３ステップを紹介します。どれもすぐにできる内容ですので、ぜひ試してみてください。
それでは解説していきます。
【STEP１】メモをとらないなら渡してしまう
メモをとらない人は習慣がないので、メモ帳をもたせたところで取り出しませんし、持っていること自体忘れているかもしれません。
なので、怒っても、指導しても時間のムダ。逆に、あなたのメモを渡してしまいましょう。
あとからそのメモを何度も何度も見ることになるので、メモをとる大切さを体感して人の話もちゃんと聞くようになってきます。
数回すると、あなたが話し出したとたんにメモ帳を取り出すようになってきます。
あなたのメモのとり方は大丈夫ですか？
部下にメモを渡すのであれば、あなたはお手本にならないといけません。
ふだん何気なくとっているメモ。人に見せても伝わる自信があるなら問題ないですが、そうではなければ３つの基本は押さえておきましょう。
【基本①】必ず箇条書きにする
たまに、「〇〇だったが✕✕となった。しかし△△の方向性が・・・」と話し言葉をそのまま書いている人を見かけますが、本人もあとから要点を見つけるのに必死になってますね。
メモの基本は箇条書きです。参考になるのはテレビのテロップ。
画面に映る人物の言葉やナレーションが非常によくまとまっているので、プロの技を習得するには最適です。
【基本②】話し言葉は記号で補う
ご存じの通り、箇条書きでは話を流れを表現しきれないので ”矢印” や ”囲み” などの記号をつかって補いしましょう。
色を変えて書き込むとさらに効果的ですので、話が脱線したときや、話をまとめるタイミングなど見計らってみてください。
【基本③】時系列がわかる
第三者が見せるときに最も注意すべきことが ”時系列” です。
時系列を意識して、問題点、改善方法、結論などを書くと混乱を避け、要点をしっかり理解してもらえるようになります。
これは、ニュース番組のフリップが参考になります。
【STEP２】メモをとりたくなる魔法のペン
あなたのメモを渡しても、メモの大切さを気づかない “どんくさい奴” は必ずいます。これはもう仕方のないことなのです（苦笑）
なので、次のステップです。青いサインペンで、あなたがメモをとっている姿を見せましょう。
人数にもよりますが、テーブルにA4サイズの用紙かノートを出し、参加者全員で共有する形で話をすすめます。
青いサインペンをつかう５つの理由
青色には、ストレスを軽減し、集中力を高める効果があります。
有名大学を受験する人が実践する「青ペン勉強法」はあまりにも有名な話ですよね。
さらに、サインペンを使うことで離れている人でも見やすく、筆圧の弱い人でも書きやすいメリットもあります。
- ストレスを軽減する
- 集中力を高める
- 資料に書いても目立つ
- 太くクッキリ見える
- 筆圧の弱い人も書きやすい
【STEP３】メモをとりたくなる話しかた
さて、最後はあなたのトークスキル！というのは半分冗談で半分本気です（苦笑）
あなたが、打ち合わせや会議を回している人物であれば、部下はあなたを中心に情報を得ることになります。
はい。あなたの発言によって、部下がとる ”メモの質” も変わってくることを忘れてはいけません。
ポイントは「固有名詞」と「数字」
伝えたい内容を、より確実に共有するにはインパクトのある情報を提供することが大切です。
ポイントとなる ”固有名詞” や ”数字” をタイトルやキーワードにすることで、その重要性を感じさせることができれば、部下も自然とメモをとるようになります。
もちろん、話しの流れに合わせて声量や抑揚など演出できればいいですが、余力があったらでいいでしょう（苦笑）
まとめ
さて、「なんでアイツはメモをとらないのか！？」とは思ってはいたものの、見落としがちなところもあったのではないでしょうか？
人間の習慣は数日で変わることはありませんが、一部の人がやりはじめれば、まわりにも影響するので長期的に考えると非常に効果的です。
耳が痛くなりますが、日ごろの積み重ねが大切です。
部下だけでなくあなたも成長するキッカケですので、教育の一環として取り入れてみてください。
ー くらしと仕事をワンランク上に ー
以上、YAKUMO（@yakumostyle）でした。
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